Správca organizácie

01Čo správca robí

Správca spravuje organizáciu v Groundbooku, jednej webovej aplikácii pre všetkých. Pozýva ľudí a určuje im roly, spravuje stroje a rozhoduje, komu záznam pošle.

Rozhoduje o záznamoch členov; o vlastnom nie, keď je v organizácii iný správca. Vidí aj výkaz.

02Pozvať človeka

Človeka pozvete v Groundbooku, v časti „Ľudia a firma“. Pozýva len správca.

Keď sa e-⁠mail odoslať nepodarí, pozvánka platí ďalej. Groundbook ukáže kód a odkaz, ktoré človeku pošlete sami.

1. Otvorte „Ľudia a firma“ a kliknite „Pozvať člena“.
2. Vyplňte „E-⁠mail človeka“ a pri „Rola“ zvoľte správcu, člena tímu alebo len na čítanie.
3. Kliknite „Poslať pozvánku“. Groundbook povie „Pozvánka je vytvorená“ a komu odišla.
4. Kto pozvánku ešte neprijal, je v zozname „Pozvánky, čakajú na prijatie“.

03Roly

Roly sú tri: správca, člen tímu a len na čítanie.

Správca spravuje ľudí a stroje, rozhoduje o záznamoch a vidí výkaz. Člen tímu robí obchôdzky, pridá stroj a vidí históriu strojov.

Kto má rolu len na čítanie, vidí stroje a záznamy. Nič nenatáča ani nemení, hlásenia číta, ale nezakladá ich ani nerieši.

Rolu zvolí správca pri pozvaní v Groundbooku, v časti „Ľudia a firma“. Kto nie je správca, vidí namiesto tlačidla vetu „Ľudí pozýva správca organizácie.“

04Stroje

Stroj pribudne s prvou obchôdzkou alebo kontrolou v appke. Môžete ho pridať aj sami cez „Pridať stroj“. Všetky stroje organizácie vidíte v Groundbooku, vo Flotile.

Ťuknutím na stroj v appke otvoríte jeho históriu. Vpravo hore je „Upraviť“, kde opravíte typ stroja. Značka sa nemení, lebo je v zapečatených záznamoch.

„Odstrániť stroj“ je na konci obrazovky „Upraviť stroj“ a vidí ho len správca. Funguje len pri stroji bez obchôdzok, lebo na stroj sa odvolávajú zapečatené záznamy.

05Poslať záznam tretej strane odkazom

Tretia strana, napríklad poisťovňa, znalec alebo prenajímateľ, záznam otvorí bez účtu. Odkaz je jednosmerný: otvorí jeden záznam, nie ďalšie záznamy stroja.

Dávajte ho len tomu, koho sa záznam týka, lebo sa dá poslať ďalej.

1. Otvorte záznam a v časti „Poslať“ kliknite „Odkaz na overenie“.
2. Odkaz sa ukáže len raz. Skopírujte ho tlačidlom „Kopírovať“.
3. Pošlite ho tomu, koho sa záznam týka. Odkaz z Groundbooku platí 30 dní, najviac 90, a nesie aj PDF.
4. Pri páre odovzdania a návratu kliknite „Balík ku claimu“. Dostanete jeden odkaz na oba záznamy.
5. Vydaný odkaz sa dá zrušiť v appke. PDF, ktoré si niekto už stiahol, zrušiť nejde.

06Žiadosť o prístup od tretej strany

Kto potrebuje záznam o lietadle, ktoré nie je jeho, napíše žiadosť o prístup. Uvedie lietadlo, kedy a kde, kto je a prečo záznam potrebuje.

Žiadosť príde do Groundbooku a Groundbook ju odovzdá vám, prevádzkovateľovi lietadla. O prístupe rozhodujete vy.

1. Prečítajte si žiadosť: lietadlo, kedy a kde, kto žiada a prečo.
2. Rozhodnite. Ak nesúhlasíte, žiadateľ záznam nedostane.
3. Ak súhlasíte, vydajte „Odkaz na overenie“ a pošlite ho žiadateľovi.

07Výkaz

„Výkaz“ vidí len správca organizácie. Ukazuje minúty zo zapečateného videa za mesiac, spolu a „Po strojoch“.

Kým mesiac beží, stojí pri ňom „Mesiac ešte beží“. Po jeho konci sa číslo ešte môže zmeniť, kým nedobehne spracovanie.

Záznam, ktorý ešte nemá pečať, je len odhad z času natáčania a do výkazu sa nezapočíta.

Ako presne sa minúty rátajú, je v časti „Ako sa ráta“.

08Dáta a čo ostáva pevné

Dáta sú v Európskej únii, vo Frankfurte. Úložisko aj databáza sú šifrované.

Video a fotky sa štyri roky otvoria hneď, potom ide do archívu a obnoví sa na žiadosť. Pri dohodnutej dobe sa uchováva desať rokov.

Zapečatený záznam správca nezmení. Oprava sa pripíše vedľa pôvodného záznamu so starou aj novou hodnotou.

Nič sa nemaže potichu. Zmazanie na žiadosť sa zapíše s tým, kto oň požiadal a kedy.